Regulamin świadczenia usług Klientify Wersja: 4.1 Data ostatniej aktualizacji: 22.08.2026 r. 1. Postanowienia ogólne Niniejszy Regulamin określa zasady korzystania z Klientify oraz powiązanych stron, paneli, API, automatyzacji, integracji, kanałów wsparcia i opcjonalnych funkcji wspieranych przez AI (łącznie: "Usługi"), świadczonych przez Jana Krajnaka, przedsiębiorcę, adres: 769/2, PL-34-604 Przyszowa, Polska, NIP: 7343609750, e-mail: contact@klientify.me ("Usługodawca"). Jeżeli strony nie zawarły odrębnej pisemnej umowy, niniejszy Regulamin stanowi umowę pomiędzy Usługodawcą a klientem korzystającym z Usług ("Klient"). Postanowienia wyraźnie ograniczone do klientów biznesowych stosuje się tylko do zakupów dokonywanych w związku z działalnością gospodarczą lub zawodową. Sekcja konsumencka ma zastosowanie do osoby fizycznej kupującej głównie poza taką działalnością. 2. Główne definicje Na potrzeby Regulaminu: - "Klient" oznacza osobę lub podmiot zawierający umowę z Usługodawcą, - "Użytkownik" oznacza osobę upoważnioną przez Klienta do korzystania z Usług, - "Klient końcowy" oznacza klienta, pacjenta, gościa, członka, rozmówcę lub inną osobę obsługiwaną przez Klienta, - "Dostawca zewnętrzny" oznacza podmiot trzeci wykorzystywany w ramach Usług, w tym dostawców hostingu, infrastruktury, analityki, komunikacji i płatności, - "Funkcja beta" oznacza funkcję oznaczoną jako beta, preview, pilot, eksperymentalną lub podobną. 3. Zakres Usług Usługi mogą obejmować: - konta użytkowników i workspace'y, - zarządzanie rezerwacjami, grafikami i kalendarzem, - rekordy klientów i workflow operacyjny, - narzędzia do członkostw, karnetów, subskrypcji, płatności i powiadomień, - dostęp do API, raporty, integracje, automatyzacje i analitykę, - opcjonalne podsumowania, pomoc workflow lub funkcje komunikacyjne wspierane przez AI. Dokładny zakres zależy od wybranego planu, włączonych funkcji, konfiguracji i bieżącej dostępności produktu. 4. Charakter Usług Klientify jest narzędziem biznesowym wspierającym procesy operacyjne. Nie zastępuje samodzielnej oceny biznesowej Klienta, personelu, zgodności prawnej, nadzoru operacyjnego ani obowiązków wobec klientów końcowych. Opcjonalne wyniki wspierane przez AI mogą być niepełne, błędne, opóźnione albo nieadekwatne do kontekstu. Klient pozostaje odpowiedzialny za weryfikację krytycznych informacji, takich jak rezerwacje, daty, godziny, status płatności, szczegóły usług, komunikaty i wiadomości do klientów. 5. Obowiązki Klienta Klient odpowiada za: - prawidłową konfigurację usług, cen, czasów trwania, zasobów, lokalizacji, reguł dostępności, wyjątków, ustawien storefrontu i treści kierowanych do klientów, - przegląd i potwierdzanie krytycznych działań operacyjnych tam, gdzie jest to potrzebne, - zapewnienie, że wszystkie dane, prompty, skrypty, komunikaty i polityki przekazywane do Usług są zgodne z prawem i aktualne, - utrzymanie właściwej podstawy prawnej do zbierania i wykorzystywania danych klientów końcowych, - przekazywanie prawnie wymaganych komunikatów klientom końcowym, w tym transparentności wobec interakcji wspieranych przez AI, gdy ma to zastosowanie, - dla kazdego hostowanego storefrontu zapewnienie, ze dane sprzedawcy, regulamin sprzedazy lub korzystania, polityka prywatnosci, informacje o zwrotach lub odstapieniu oraz inne wymagane komunikaty konsumenckie sa kompletne i widoczne dla klientow koncowych, - zabezpieczenie danych dostępowych i ograniczenie dostępu do upoważnionych użytkowników, - korzystanie z Usług zgodnie z prawem, umową i prawami osób trzecich. 6. Użycie zabronione Klient nie może używać Usług: - do działalności bezprawnej lub naruszającej prawa osób trzecich, - do przetwarzania danych szczególnie wrażliwych lub silnie regulowanych bez wyraźnego pisemnego uzgodnienia, - do obsługi sytuacji nagłych lub zastosowań wymagających gwarantowanej natychmiastowej interwencji człowieka, - jako substytutu regulowanej profesjonalnej porady, - do obchodzenia, testowania lub zakłócania zabezpieczeń, - do wprowadzania ludzi w błąd co do charakteru interakcji wspieranych przez AI tam, gdzie prawo wymaga transparentności. 7. Dostawcy zewnętrzni i zależności Usługi opierają się na Dostawcach zewnętrznych. Usługodawca nie odpowiada za awarie, opóźnienia, zmiany API, zawieszenia po stronie dostawców ani degradację wynikającą z działania Dostawców zewnętrznych, z wyjątkiem zakresu, w jakim wynika to z zawinionego naruszenia prawa lub umowy przez Usługodawcę. 8. Dostępność, utrzymanie i zmiany Dążymy do komercyjnie uzasadnionej dostępności, ale nie gwarantujemy działania nieprzerwanego ani bezbłędnego. Możemy prowadzić prace utrzymaniowe, publikować aktualizacje, zmieniać funkcje, wymieniać dostawców lub wycofywać Funkcje beta, jeżeli jest to racjonalnie potrzebne. 9. Konta, dostęp i bezpieczeństwo Klient odpowiada za działania wykonywane poprzez jego konta i dane dostępowe. Usługodawca może zawiesić dostęp, wymusić reset danych dostępowych, rotację kluczy lub podjąć inne działania ochronne, jeżeli jest to racjonalnie potrzebne dla bezpieczeństwa, przeciwdziałania nadużyciom lub zgodności z prawem. 10. Opłaty i płatności Funkcje płatne wymagają uiszczenia opłat zgodnie z właściwym zamówieniem, checkoutem lub cennikiem. O ile nie wskazano inaczej: - opłaty pobierane są z góry, - subskrypcje odnawiają się automatycznie do czasu ich anulowania, - do podanych cen mogą zostać doliczone podatki, - opóźnienie w płatności może skutkować zawieszeniem funkcji płatnych. Dane instrumentów płatniczych są przetwarzane przez właściwego operatora płatności, w tym Stripe, zgodnie z warunkami tego operatora. 11. Role w ochronie danych i DPA Każda ze stron działa jako odrębny administrator w zakresie własnych operacji biznesowych. Tam, gdzie Klientify przetwarza dane operacyjne klientów końcowych w imieniu Klienta, Klient jest zwykle administratorem, a Usługodawca działa jako podmiot przetwarzający lub dalszy podmiot przetwarzający. W przypadku storefrontow, stron produktowych i hostowanych checkoutow tworzonych przez Klienta, Klient jest zwykle merchantem lub sprzedawca of record, chyba ze strony wyraznie ustala inaczej na pismie. Umowa powierzenia Klientify stanowi część ram kontraktowych wszędzie tam, gdzie dla Usług wymagane są warunki z art. 28 RODO lub równoważne postanowienia procesorskie. 12. Własność intelektualna Wszelkie prawa do Usług, oprogramowania, dokumentacji, interfejsów, oznaczeń i materiałów powiązanych przysługują Usługodawcy lub jego licencjodawcom. Z zastrzeżeniem Regulaminu i zapłaty należnych opłat Klient otrzymuje ograniczone, niewyłączne, nieprzenoszalne i odwołalne prawo do korzystania z Usług na własne potrzeby biznesowe. 13. Treści Klienta i feedback Klient zachowuje prawa do własnych danych i treści. Klient udziela Usługodawcy praw niezbędnych do hostowania, przesyłania, przetwarzania, transformowania i wyświetlania takich treści wyłącznie na potrzeby świadczenia usług, wsparcia, bezpieczeństwa, zgodności z prawem oraz rozwoju usług w formie zagregowanej lub zanonimizowanej, jeżeli jest to zgodne z prawem. Jeżeli Klient przekazuje feedback lub sugestie, Usługodawca może z nich korzystać bez ograniczeń i bez odrębnego wynagrodzenia. 14. Wyłączenie gwarancji Z wyjątkiem zakresu, w jakim bezwzględnie obowiązujące przepisy stanowią inaczej, Usługi są świadczone w formule "tak jak są" i "w miarę dostępności". Usługodawca wyłącza gwarancje dotyczące nieprzerwanej dostępności, przydatności do określonego celu, handlowej przydatności, bezbłędnych wyników AI, idealnej synchronizacji oraz gwarantowanych rezultatów biznesowych. 15. Ograniczenie odpowiedzialności W najszerszym zakresie dopuszczalnym prawem w relacjach B2B: - Usługodawca nie odpowiada za szkody pośrednie, uboczne, szczególne, następcze, przykładowe ani represyjne, - Usługodawca nie odpowiada za utratę zysku, przychodów, szans biznesowych, reputacji, goodwill ani oczekiwanych oszczędności, - Usługodawca nie odpowiada za roszczenia wynikające z błędnej konfiguracji po stronie Klienta, nieaktualnych treści Klienta, braku wymaganych komunikatów prawnych, nieweryfikowania krytycznych działań albo niewłaściwego użycia Usług, - łączna odpowiedzialność Usługodawcy wynikająca z lub związana z Usługami jest ograniczona do opłat faktycznie zapłaconych przez Klienta za sześć miesięcy poprzedzające zdarzenie będące podstawą roszczenia. Nic w Regulaminie nie wyłącza odpowiedzialności, której nie można wyłączyć na mocy obowiązującego prawa, w szczególności odpowiedzialności za winę umyślną. 16. Zawieszenie i rozwiązanie Usługodawca może zawiesić lub zakończyć dostęp ze skutkiem natychmiastowym, jeżeli: - Klient istotnie narusza Regulamin, - opłaty są przeterminowane, - Usługi są używane bezprawnie albo w sposób generujący ryzyko bezpieczeństwa, nadużyć lub ryzyko prawne, - wymagają tego przepisy prawa, regulator, sąd, operator płatności, operator telekomunikacyjny albo dostawca infrastruktury. Klient może zaprzestać korzystania z Usług i wyłączyć odnowienia zgodnie z warunkami właściwego planu albo odrębnej umowy. 17. Reklamacje i zawiadomienia Reklamacje i zawiadomienia prawne należy kierować na adres: contact@klientify.me. Zgłoszenie powinno opisywać problem na tyle szczegółowo, aby umożliwić jego zbadanie. 18. Prawo właściwe i spory Regulamin podlega prawu polskiemu. W relacjach B2B spory rozstrzyga sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy, chyba że bezwzględnie obowiązujące przepisy stanowią inaczej. 19. Postanowienia końcowe Jeżeli którekolwiek postanowienie Regulaminu okaże się niewykonalne, pozostałe postanowienia pozostają w mocy. Regulamin obowiązuje od dnia publikacji i może być okresowo aktualizowany. O istotnych zmianach możemy informować e-mailem, komunikatem w aplikacji albo przez publikację na stronie. 20. Informacje przed zawarciem umowy z konsumentem W przypadku zakupu konsumenckiego Usługodawcą jest przedsiębiorca wskazany w pkt 1. Główne cechy, wybrany plan, okres rozliczeniowy i cena bazowa są pokazane w Klientify. Podatek właściwy dla kraju rozliczeniowego konsumenta, ostateczna kwota, metoda płatności i płatność cykliczna są pokazane w Stripe przed zleceniem płatności przez konsumenta. Umowa zostaje zawarta po skutecznej autoryzacji płatności i potwierdzeniu dostępu. Językiem umowy jest język wybrany w checkout. Konsument może zapisać Regulamin i otrzyma lub zachowa potwierdzenie checkoutu i płatności na trwałym nośniku. Subskrypcja odnawia się na okres pokazany w checkout do chwili wyłączenia odnowienia. Anulowanie zatrzymuje przyszłe odnowienia i nie odbiera dostępu opłaconego za bieżący okres, chyba że bezwzględnie obowiązujące prawo albo uprawnienie z tytułu odstąpienia stanowi inaczej. Nie ma minimalnego zobowiązania wykraczającego poza bieżący opłacony okres, o ile checkout wyraźnie nie wskazuje inaczej. 21. Konsumenckie prawo odstąpienia Konsument ma co do zasady 14 dni od zawarcia umowy o usługę na odległość na odstąpienie bez podawania przyczyny. Może skorzystać z wyraźnie dostępnej funkcji online pod adresem /withdrawal albo wysłać jednoznaczne oświadczenie na contact@klientify.me, wskazując klienta i umowę. Może również użyć ustawowego wzoru formularza, ale nie jest to obowiązkowe. Dostęp do Klientify rozpoczyna się od razu po skutecznej płatności. Samo uruchomienie dostępu nie powoduje utraty prawa odstąpienia. Jeżeli konsument skutecznie odstąpi w ustawowym terminie, nie potrącimy proporcjonalnej opłaty wyłącznie dlatego, że dostęp został uruchomiony lub usługa była używana. Należny zwrot nastąpi bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie ustawowym, tym samym sposobem płatności, chyba że uzgodniono inaczej. 22. Zgodność usługi cyfrowej, aktualizacje i środki ochrony Będziemy dostarczać usługę cyfrową zgodnie z umową, w tym w zakresie funkcjonalności, kompatybilności, ciągłości, bezpieczeństwa i aktualizacji, których konsument może racjonalnie oczekiwać na podstawie bezwzględnie obowiązującego prawa. Brak zgodności należy zgłosić na contact@klientify.me. Ustawowe środki ochrony mogą obejmować doprowadzenie usługi do zgodności, proporcjonalne obniżenie ceny albo rozwiązanie umowy i zwrot, jeżeli spełnione są przesłanki ustawowe. Regulamin nie ogranicza niewyłączalnych gwarancji ani nie przenosi ciężaru dowodu sprzecznie z prawem konsumenckim. 23. Reklamacje konsumenckie i spory Reklamacje można wysyłać na contact@klientify.me, wskazując konto, transakcję i oczekiwane rozwiązanie. Dążymy do udzielenia odpowiedzi w ciągu 14 dni. Konsument może też skorzystać z właściwego organu ochrony konsumentów lub dostępnego pozasądowego sposobu rozstrzygania sporów. Prawo polskie stosuje się bez pozbawiania konsumenta z UE ochrony bezwzględnie przyznanej przez prawo państwa jego zwykłego pobytu. Konsument może dochodzić roszczeń przed każdym sądem właściwym na podstawie bezwzględnie obowiązujących przepisów; klauzula sądu B2B nie ma zastosowania. 24. Zmiana dostawcy usługi przetwarzania danych W zakresie, w jakim Klientify jest usługą przetwarzania danych z rozdziału VI rozporządzenia (UE) 2023/2854, Klient może użyć ustawień Dane i zakończenie albo skontaktować się z nami, aby przejść do innego dostawcy, przenieść dane do własnej infrastruktury lub usunąć dane eksportowalne. Przed zmianą i w jej trakcie będziemy współpracować w dobrej wierze, utrzymywać rozsądną ciągłość usługi, udostępniać posiadaną dokumentację i pomoc oraz wydawać dane eksportowalne i zasoby cyfrowe w powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego. Maksymalny okres wypowiedzenia przed rozpoczęciem zmiany nie przekroczy dwóch miesięcy. Następnie obowiązkowy okres przejściowy nie przekroczy 30 dni kalendarzowych, chyba że jest to technicznie niewykonalne; w takim przypadku poinformujemy Klienta w ciągu 14 dni roboczych, podamy uzasadnienie i wskażemy alternatywny okres nieprzekraczający siedmiu miesięcy. Klient może jednokrotnie wydłużyć okres przejściowy. Dane eksportowe pozostają dostępne do pobrania przez co najmniej 30 dni kalendarzowych po przejściu, a następnie dane i zasoby cyfrowe wygenerowane przez Klienta zostaną usunięte, chyba że uzgodniono dłuższy okres albo prawo wymaga retencji. Kategorie eksportowalne obejmują dane biznesowe przekazane i wygenerowane przez Klienta, klientów, rezerwacje, katalog i konfigurację, harmonogramy, karnety, płatności i rekordy transakcyjne przechowywane w Klientify, wydarzenia, rekordy Direct, produkty, zamówienia i dokumenty prawne Klienta wraz z odpowiednimi metadanymi, jeżeli są dostępne. Sekrety bezpieczeństwa dostawcy, dane uwierzytelniające, mechanizmy antyfraudowe, telemetria wewnętrzna, dane systemowe objęte prawami własności i materiały, których eksport naruszałby prawa osób trzecich lub tajemnicę przedsiębiorstwa, są wyłączone tylko w zakresie dozwolonym prawem i bez utrudniania zmiany. Dostępne formaty i aktualne ograniczenia opisują ustawienia Dane i zakończenie. Nie pobieramy opłaty za zmianę dostawcy; koszty usług osób trzecich lub wyjątkowej niestandardowej pomocy zostaną ujawnione i uzgodnione z góry, jeżeli prawo na to pozwala. 25. Sprzedaż hostowana przez Klienta Strony Store, Direct, wydarzeń, rezerwacji i subskrypcji klientów mogą umożliwiać Klientowi zawarcie umowy z własnym klientem końcowym. O ile wyraźnie nie wskazano inaczej, to Klient — a nie Klientify — jest sprzedawcą lub usługodawcą w tej umowie. Klientify wymaga danych sprzedawcy oraz wybranych dokumentów: regulaminu, prywatności, zwrotów i anulowania przed włączeniem objętych tym mechanizmem publicznych przepływów sprzedaży i zapisuje wersje przedstawione przy akceptacji. Klient nadal odpowiada za treść, zgodność prawną, wykonanie, zwroty, podatki, dostępność, bezpieczeństwo produktu i zgodność oferty z prawem konsumenckim. Dla każdego produktu fizycznego Klient musi podać i aktualizować nazwę producenta, adres pocztowy i elektroniczny, identyfikator produktu, ostrzeżenia i instrukcje bezpieczeństwa wymagane w każdym kraju sprzedaży, a gdy producent nie ma siedziby w UE — wymagane dane osoby odpowiedzialnej w UE. Klient musi monitorować wycofania i komunikaty bezpieczeństwa, niezwłocznie współpracować z organami i Klientify, zgłaszać poważne incydenty bezpieczeństwa produktu, gdy wymagają tego przepisy, oraz natychmiast wycofać publikację produktu niebezpiecznego, wycofanego, zakazanego lub nieprawidłowo udokumentowanego. 26. Transparentność AI i dane ograniczone Jeżeli powierzchnia Klientify bezpośrednio wchodzi w interakcję z osobą przez system AI, ujawnimy tę okoliczność, gdy wymaga tego prawo. Klienci nie mogą usuwać wymaganych oznaczeń AI ani używać wyników AI do podszywania się pod osobę lub wprowadzania klienta końcowego w błąd. Obrazy wydarzeń wygenerowane przez AI zachowują metadane generowania; Klient odpowiada za widoczne lub maszynowo odczytywalne oznaczenie wymagane w danym kontekście publikacji. Nie wpisuj dokumentacji medycznej, diagnoz, notatek terapeutycznych, identyfikatorów biometrycznych, danych o wyrokach, sekretów uwierzytelniających, danych kart ani innych szczególnych kategorii lub silnie regulowanych informacji do pól tekstowych, audio, wsparcia, Direct lub AI, chyba że pisemna umowa z Klientify wyraźnie dopuszcza takie użycie, a Klient wdrożył właściwą podstawę prawną i zabezpieczenia.