Polityka prywatności Klientify Wersja: 4.1 Data ostatniej aktualizacji: 20.08.2026 r. 1. Administrator Administratorem danych osobowych opisanych w niniejszej Polityce jest Jan Krajnak, przedsiębiorca, adres: 769/2, PL-34-604 Przyszowa, Polska, NIP: 7343609750, e-mail: contact@klientify.me ("Administrator", "my"). Niniejsza Polityka dotyczy Klientify, w tym Klientify Voice oferowanego przez takslucham.pl, naszych stron internetowych, produktu, paneli, subskrypcji, wdrożeń, wsparcia i powiązanej komunikacji biznesowej. 2. Kiedy ta Polityka ma zastosowanie Niniejsza Polityka wyjaśnia, jak przetwarzamy dane osobowe, gdy działamy jako administrator, w szczególności wobec: - odwiedzających stronę, - potencjalnych klientów i kontaktów biznesowych, - użytkowników kont i administratorów workspace'ów, - kontaktów do rozliczeń i płatności, - kontaktów do wsparcia, wdrożenia i bezpieczeństwa. Jeżeli klient korzysta z Klientify do przechowywania, organizowania, automatyzowania lub analizowania danych dotyczących własnych klientów końcowych, rezerwacji, płatności, zamówień storefrontu, wiadomości, workflow wspieranych przez AI lub połączeń agenta głosowego, taki klient jest zwykle administratorem tych danych operacyjnych, a my działamy jako podmiot przetwarzający lub dalszy podmiot przetwarzający na podstawie właściwej umowy i DPA. 3. Kategorie danych przetwarzanych po stronie administratora W zależności od relacji możemy przetwarzać: - dane identyfikacyjne i kontaktowe, takie jak imię, nazwisko, e-mail, numer telefonu, nazwa firmy, rola i dane do faktury, - dane konta i uwierzytelniania, - dane subskrypcyjne, płatnicze, rozliczeniowe i podatkowe, - komunikację, historię wsparcia i dane wdrożeniowe, - dane techniczne i eksploatacyjne, takie jak adres IP, dane urządzenia lub przeglądarki, logi, znaczniki czasu, zdarzenia bezpieczeństwa oraz identyfikatory cookies lub local storage, - dane o preferencjach i zgodach, w tym wybory dotyczące cookies i preferencje marketingowe. 4. Źródła danych Pozyskujemy dane osobowe: - bezpośrednio od Ciebie, - od Twojego pracodawcy lub organizacji, - od innych upoważnionych użytkowników w tym samym workspace, - od dostawców płatności, komunikacji, analityki i infrastruktury uczestniczących w świadczeniu usług, - z publicznych źródeł lub katalogów biznesowych, jeśli ma to znaczenie dla kontaktu B2B. 5. Cele i podstawy prawne Przetwarzamy dane osobowe na podstawie art. 6 ust. 1 RODO w następujących celach: - wykonanie umowy lub podjęcie działań przed jej zawarciem, w tym onboarding, administracja kontem, rozliczenia, wsparcie i świadczenie funkcji Klientify, - wypełnienie obowiązków prawnych, w tym obowiązków rachunkowych, podatkowych, reklamacyjnych i bezpieczeństwa, - prawnie uzasadnione interesy, w tym bezpieczeństwo platformy, przeciwdziałanie nadużyciom, analityka produktu, rozwój usług, administracja wewnętrzna, windykacja i obrona przed roszczeniami, - zgoda, gdy jest wymagana prawem, w tym dla analitycznych cookies i opcjonalnych preferencji marketingowych. 6. Dane operacyjne klientów przetwarzane w imieniu klientów Klientify może przetwarzać dane kontrolowane przez klienta, takie jak profile klientów, dane kontaktowe, szczegóły rezerwacji, historia wizyt, status płatności, zdarzenia subskrypcyjne, wykorzystanie karnetów, notatki, wiadomości, wejścia i wyjścia workflow wspieranych przez AI oraz — gdy włączono Klientify Voice — głos, numery telefonu, metadane połączeń, transkrypcje, podsumowania, wiadomości po rozmowie i informacje przekazane podczas rozmowy w imieniu klienta. W takich sytuacjach: - klient określa podstawę prawną i obowiązki informacyjne wobec własnych klientów końcowych, - klient określa odpowiedni okres retencji, chyba że uzgodniono inaczej, - jeżeli klient publikuje storefront lub checkout przez Klientify, nadal odpowiada za polityke prywatnosci sklepu, ujawnienie danych sprzedawcy oraz inne wymagane prawem dokumenty kierowane do klienta koncowego, - my przetwarzamy takie dane wyłącznie na potrzeby świadczenia usługi, wsparcia, bezpieczeństwa, utrzymania i udokumentowanych instrukcji klienta, - nasze przetwarzanie reguluje umowa główna i właściwe DPA. 7. Funkcje wspierane przez AI Klientify może obejmować opcjonalne funkcje wspierane przez AI, takie jak podsumowania, pomoc workflow, sugestie automatyzacji, wsparcie komunikacji oraz agentów Klientify Voice kontaktujących się bezpośrednio z rozmówcami. Agent Voice musi na początku poinformować, że jest AI. Nagrywanie i transkrypcja są włączane wyłącznie zgodnie z konfiguracją klienta i muszą odpowiadać jego informacji dla rozmówcy oraz harmonogramowi przetwarzania Voice. Funkcje te mogą korzystać z systemów probabilistycznych i generować niepełne lub błędne wyniki. Klient pozostaje odpowiedzialny za weryfikację krytycznych działań biznesowych, komunikatów i decyzji przed wykorzystaniem ich produkcyjnie. 8. Odbiorcy i nazwani dostawcy Możemy udostępniać dane osobowe zaufanym odbiorcom tam, gdzie jest to potrzebne do działania Klientify, w tym: - Convex jako dostawcy infrastruktury backendowej i bazy danych, - Vercel jako dostawcy hostingu i infrastruktury wdrożeniowej, - PostHog jako dostawcy analityki produktu w regionie UE, gdy udzielono zgody analitycznej, - Stripe jako dostawcy rozliczeń, checkoutu i przetwarzania płatności, - UseSend jako dostawcy wysyłki e-maili transakcyjnych, - Resend jako dostawcy e-maili związanych z Voice lub innych e-maili transakcyjnych, gdy włączono tę ścieżkę wysyłki, - Retell AI jako dostawcy połączeń Klientify Voice, przetwarzania mowy, transkrypcji, podsumowań, analizy i nagrań, jeżeli odpowiednie funkcje są włączone, - SMSAPI jako dostawcy wysyłki SMS, gdy włączono konto zapewniane przez nas, - Twilio, gdy konto zapewniane bezpośrednio przez nas realizuje telefonię lub wiadomości; gdy Twilio jest używane wyłącznie w ramach Retell, pozostaje w łańcuchu dostawców Retell, a konto kontrolowane przez klienta jest integracją klienta, - Fly.io jako dostawcy hostingu obsługiwanej przez Klientify usługi asystenta AI, gdy ta funkcja jest włączona; konfiguracja wdrożenia wskazuje Sztokholm jako region główny, - OpenAI dla opcjonalnego generowania tekstu/obrazów oraz inferencji i embeddingów asystenta AI, gdy używane są te funkcje, - Google dla opcjonalnej integracji Calendar i Meet po połączeniu konta Google przez użytkownika, - doradcom prawnym, księgowym, compliance i innym profesjonalnym doradcom, - właściwym organom publicznym, gdy wymaga tego prawo. 9. Transfery międzynarodowe Niektórzy dostawcy mogą przetwarzać dane poza EOG, w tym w Stanach Zjednoczonych. W takim przypadku opieramy transfer na zgodnych z prawem mechanizmach, takich jak decyzje o adekwatności, standardowe klauzule umowne i dodatkowe zabezpieczenia tam, gdzie to właściwe. 10. Okresy przechowywania Przechowujemy dane po stronie administratora wyłącznie tak długo, jak jest to potrzebne do danego celu, w tym: - dane konta i umowy przez czas trwania relacji oraz okres przedawnienia powiązanych roszczeń, - dane rozliczeniowe i podatkowe przez okres wymagany przepisami rachunkowymi i podatkowymi, - dane wsparcia i wdrożenia przez okres potrzebny do zarządzania relacją i dokumentowania historii usług, - logi bezpieczeństwa i dane związane z przeciwdziałaniem nadużyciom tak długo, jak uzasadniają to potrzeby bezpieczeństwa i obsługi incydentów, - dane oparte na zgodzie do czasu wycofania zgody albo wygaśnięcia celu. Aktualnie wdrożone domyślne okresy operacyjne obejmują: - rekordy publicznych konwersacji i prywatne linki dostępu są planowane do usunięcia po 180 dniach, - porzucone wersje robocze Direct oraz nieukończone próby weryfikacji lub płatności są planowane do usunięcia po 7 dniach, - treść zakończonych, odrzuconych, anulowanych lub nieudanych żądań Direct jest planowana do usunięcia po 180 dniach, - logi sesji asystenta są domyślnie przechowywane przez 30 dni; ustawienie operatora może skrócić lub wydłużyć ten okres maksymalnie do 365 dni, a ustawienie produkcyjne musi zostać odzwierciedlone w Polityce, - nagrania, transkrypcje i podsumowania Klientify Voice są przechowywane zgodnie z harmonogramem przetwarzania klienta i domyślnie nie powinny pozostawać u dostawcy voice AI dłużej niż 30 dni; nagrywanie może zostać wyłączone, a strony mogą uzgodnić krótszy okres, - logi bezpieczeństwa i żądań aplikacji są planowane do usunięcia po 30 dniach, - rekordy odstąpień i reklamacji są przechowywane przez okres potrzebny do wykazania obsługi oraz ustalenia lub obrony roszczeń, - dane rozliczeniowe, fakturowe i podatkowe są przechowywane przez okres wymagany prawem rachunkowym i podatkowym. Dane operacyjne kontrolowane przez klienta przechowywane w Klientify są retencjonowane zgodnie z konfiguracją klienta, ustaleniami umownymi, udokumentowanymi instrukcjami i obowiązkami prawnymi. 11. Prawa osób, których dane dotyczą Z zastrzeżeniem obowiązującego prawa przysługuje Ci prawo żądania: - dostępu do danych osobowych, - sprostowania, - usunięcia, - ograniczenia przetwarzania, - przenoszenia danych, gdy ma to zastosowanie, - sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie, - wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie opiera się na zgodzie, - wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego. Jeżeli Twoje żądanie dotyczy danych, które przetwarzamy dla jednego z naszych klientów, możemy skierować Cię do tego klienta jako administratora, jednocześnie wspierając go w zakresie wymaganym przez art. 28 RODO. 12. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji Co do zasady nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji wywołujących skutki prawne wyłącznie na podstawie zautomatyzowanego przetwarzania w rozumieniu art. 22 RODO. 13. Bezpieczeństwo Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, w tym kontrolę dostępu, szyfrowanie transmisji, role i uprawnienia, logowanie, backupy oraz procedury reagowania na incydenty. Żaden system nie może być zagwarantowany jako całkowicie wolny od ryzyka. 14. Cookies i podobne technologie Klientify wykorzystuje cookies, local storage i podobne technologie do funkcji niezbędnych, zapamiętywania zgód i preferencji interfejsu oraz opcjonalnej analityki. Szczegóły znajdują się w naszej Polityce cookies. 15. Dane dzieci i szczególne kategorie danych Klientify może być kupowane przez klientów biznesowych albo pełnoletnich konsumentów, ale nie jest kierowane do dzieci, a posiadacz konta musi mieć co najmniej 18 lat. O ile nie uzgodniono tego odrębnie na piśmie dla konkretnego zgodnego wdrożenia, Klientify nie jest przeznaczone do rutynowego przetwarzania szczególnych kategorii danych osobowych z art. 9 RODO, danych o wyrokach, danych kart płatniczych, tajemnic uwierzytelniających ani informacji do zastosowań ratunkowych. 16. Zmiany Polityki Możemy aktualizować niniejszą Politykę prywatności w związku ze zmianami prawnymi, operacyjnymi lub technicznymi. Aktualna wersja jest publikowana na tej stronie. O istotnych zmianach możemy dodatkowo informować e-mailem lub komunikatem w aplikacji. 17. Kontakt i żądania dotyczące danych W sprawach prywatności, sprzeciwu, wycofania zgody lub innych kwestii ochrony danych skontaktuj się z nami: contact@klientify.me. Jeżeli jesteś klientem końcowym jednego z naszych klientów biznesowych, ten klient jest zwykle głównym administratorem Twoich danych związanych z rezerwacja, zamowieniem lub usluga i powinien byc pierwszym punktem kontaktu.